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Dispositions relatives aux magasins et ateliers de conservation
Services à rendre en période de fermeture
Sans accès aux collections
- Répondre, autant que faire se peut, aux demandes arrivées par mail et par courrier, si un ramassage du courrier est organisé.
- Publier des guides de recherche dans les catalogues ou des instruments de recherche dans les collections : écrits, vidéo ou autre.
- Corriger les catalogues et instruments de recherche, selon l’accès alloué aux outils métier.
- Publier des recommandations ou des brèves sur le site de l’institution.
- Ouvrir et alimenter un blog, une page Facebook, un compte Twitter ou un Instagram, avec l’autorisation de la tutelle.
- Corriger et enrichir les données des bibliothèques numériques.
- Valoriser les collections numérisées, sur les interfaces de bibliothèques numériques, sur les réseaux sociaux.
- Créer des contenus ludiques ou pédagogiques à destination des enfants et des adultes.
- Concevoir des bibliographies, des dossiers documentaires et pédagogiques.
- Effectuer des recherches et concevoir des produits pour valoriser l’institution, le territoire, des disciplines ou personnalités-phares de l’institution, dans les bases de données et bibliothèques numériques extérieures. Peut être effectué en l’absence de bibliothèque numérique propre (chercher dans Gallica ou d’autres bibliothèques en ligne les ressources concernant sa ville par exemple).
- Collecter des contenus en ligne relatifs à l’institution : créer des playlists vidéo ou musicales, rechercher les blogs d’histoire locale etc., faire témoigner les lecteurs sur leur usage de la bibliothèque et des collections.
Avec accès aux collections
- Continuer de rendre les services à distance proposés ci-dessus.
- Continuer les actions de médiation proposées ci-dessus.
- Mettre en place un service de référence, notamment pour des vérifications : de présence de document, de bibliographie matérielle, de mentions… Ce service destiné à remplacer une consultation de documents de référence et ou de documents patrimoniaux s’appuie sur : la présence d’agents volontaires, la mise en place d’une procédure de recueil des demandes (courriel, téléphone, réseaux sociaux, chat), la définition des limites à la recherche, soit en terme de temps consacré, soit en ampleur.
- Les reproductions de travail peuvent être téléguidées par le demandeur, à qui on envoie par exemple dans un premier temps la table des matières d’un ouvrage. Elles sont limitées dans la quantité de pages à reproduire selon la disponibilité des agents, des matériels et le nombre des demandes à traiter.
- Elles ne doivent pas requérir de matériel particulier, elles doivent pouvoir s’effectuer au smartphone (reproductions de dépannage), à la tablette. Les précautions d’usage dans la manipulation des documents à cette occasion continuent évidemment d’être observées (pas de photocopie).
- Le rétablissement rapide du service de reproduction complet avec appareils photos, scanners, numériseurs… est conseillé dans le plan de reprise d’activité général de l’établissement.
- Ces services font l’objet d’une communication institutionnelle.
- Des actions de médiation vidéo peuvent être proposées, comme des présentations de documents ou des vidéos « coulisses », y compris des vidéos smartphone.
Réouverture des salles de consultation du patrimoine
La réouverture des espaces de consultation et de médiation du patrimoine est prévue uniquement en phase 3 du calendrier de déconfinement.
- Déterminer une jauge maximale pour les salles de consultation, sachant que les lecteurs sont souvent présents sur des plages de temps assez longues. En fonction de la disposition, supprimer certaines places assises en retirant des chaises. Cette jauge dépend des possibilités du personnel pour la surveillance permanente à la fois des gestes barrière et de la sécurité-sûreté des documents lors de leur consultation.
Équipement des agents en salle
- Porter un masque ou une visière pour les agents en contact avec le public.
- Éviter de toucher les objets appartenant aux lecteurs : pièce d’identité, carte de lecteur. Utiliser par exemple une douchette.
- Remplir les demandes de consultation à la place des lecteurs.
- Se laver les mains juste avant et juste après le poste.
- Appeler un collègue pour aller se laver les mains afin de ne jamais laisser sans surveillance l’espace de consultation.
- Solution hydro-alcoolique : la SHA peut provoquer des dommages irréparables au cuir et au papier. Il n’est donc pas recommandé de l’utiliser, sauf si on ne peut pas faire autrement. Dans ce cas, il convient de garder la solution elle-même, et les mains qui en ont été enduites, loin des documents pendant 5 à 10 minutes.
Installation des usagers
- Encourager la réservation des documents afin de les mettre en « quarantaine » avant la consultation, notamment quand l’apport des documents en salle depuis les magasins et la remise au lecteur ne sont pas effectués par la même personne.
- Lavage systématique des mains au savon avant l’entrée dans la salle pour toute consultation.
- Ne pas fournir ni faire porter de gants, qui sont plus dommageables aux documents qu’un dépôt éventuel de virus.
- Faire déposer les affaires personnelles en casiers pour éviter les manipulations d’objets personnels peut-être contaminés.
- Si l’établissement le permet, fournir les crayons et bloc-notes au lecteur pour qu’il n’utilise pas ses effets personnels.
- Nettoyer la table, la chaise et le casier avec un chiffon désinfectant après départ du lecteur.
Libre-accès
- Ne pas remettre directement en rayon un document de libre-accès consulté, ni par le lecteur, ni par le bibliothécaire. Mettre en place une quarantaine sur table dédiée ou chariot (cf. Durée de quarantaine).
- Désinfecter, avec une solution d’alcool à 70°, les couvertures pelliculées du libre-accès.
- Utiliser des couvre-clavier en silicone, changés à chaque lecteur, pour l’usage des ordinateurs. A défaut, mettre à disposition des lingettes désinfectantes pour les claviers et une SHA pour les mains.
Consultation de documents patrimoniaux
- Continuer à privilégier les reproductions à la demande et les recherches à distance / à la place du lecteur, surtout si les conditions sanitaires dont dispose le service sont jugées insuffisantes.
- Apporter et installer soi-même les documents, un par un, pour les lecteurs.
- Créer une quarantaine pour les documents consultés, différente de celle du libre-accès. Cette quarantaine peut prendre différentes formes selon l’établissement, mais doit permettre la limitation des contacts. Plusieurs solutions sont envisageables : une armoire fermée en salle dont les étagères peuvent être datées, une table (signalée comme quarantaine) à l’écart du public et de l’équipe ou encore un chariot dans lequel les usagers déposent les documents consultés, fermée et datée en fin de service pour être laissé à l’écart dans un espace hors des zones publiques.
- Créer une quarantaine pour le matériel de consultation : futons, lutrins etc.
- Désinfecter avec une solution d’alcool à 70° ce qui peut l’être selon les recommandations des autorités sanitaires. Passer régulièrement à la machine à laver les supports tissu, de préférence à 60° au moins. Si les textiles ne peuvent passer en machine, il est conseillé de les asperger avec une solution d’alcool à 70° et de laisser sécher assez longtemps.
Information des usagers
- Informer les usagers des dispositions transitoires particulières à la salle de consultation patrimoniale via un affichage sur place, le site web de l’établissement et les comptes de réseaux sociaux, et tout autre moyen jugé adéquat (signatures de mails…).
- Créer un feuillet de présentation destiné aux usagers reprenant les principales dispositions transitoires mises en œuvre.
- Créer une signalétique adaptée.
